FAQ – Gagnons du temps

Nous serons toujours disponibles pour vous soutenir à chaque étape du processus, car nous savons que les soins et l’attention personnalisés font toute la différence.

Quels que soient vos besoins, nous serons là pour vous aider.

Combien de temps à l’avance faut-il vous contacter pour l’organisation d’un événement ?

Tout dépend de l’événement dont il est question et de la complexité. En général, pour un mariage il faut prévoir entre 18 mois et 6 mois avant la date, pour un anniversaire, une Babyshower ou un baptême il faut prévoir entre 6 mois et 1 mois avant la date et pour un séminaire, une conférence ou une Masterclass, il faut prévoir entre 6 mois et 3 mois avant la date.

Quels sont vos tarifs ?

Les tarifs proposés par Usque Ad Astra Events se basent principalement sur trois critères, impactant directement la logistique à mettre en place :

  • Le délai imparti pour organiser l’événement
  • Le nombre d’invités
  • La complexité

Vous pouvez cliquer sur l’onglet « Prestations » ou « Contact » pour demander un devis gratuitement avec une réponse sous 48h.

Aucune formule ne nous convient, que proposez-vous ?

Il se peut que les formules proposées par UAA Events ne vous correspondent pas totalement, dans ce cas, nous vous proposons deux solutions :

  • 1/ Nous vous invitons à compléter le formulaire demande de devis en indiquant dans la rubrique « dites m’en plus » les demandes spécifiques que vous souhaitez.
  • 2/ Nous vous invitons à compléter le formulaire dans la rubrique « contact » en précisant votre demande.

Qu’est-ce qu’un rétroplanning ?

Un Rétroplanning est un calendrier prévisionnel élaboré en partant de la date à laquelle le projet doit être terminé. Il permet de déterminer les ressources humaines, matérielles et financières nécessaires pour tenir les délais, respecter le cahier des charges et organiser le projet en respectant la date de l’événement.

Proposez-vous vos services à l’étranger ?

UAA Events propose ses services en France et à l’étranger, l’organisation devra cependant être adaptée en fonction de l’événement et de la destination. Les frais de déplacements, d’hébergement et de nourriture sont à la charge du client.

Qui, de l’équipe, est présent le jour J ?

En fonction du nombre d’invités, le nombre de représentant UAA Events varie mais il y a toujours deux personnes au minimum. Fiona met un point d’honneur à être présente sur l’ensemble de nos événements.

Quelles sont vos différentes prestations ?

Nous proposons nos services pour l’organisation de tous vos événements qu’ils soient personnels (mariage, anniversaire, demande en fiançailles, baptême…) ou professionnels (Masterclass, séminaire, formation…). Vous trouverez le détail de chacune des prestations que nous couvrons dans l’onglet « prestations ».

Quelles sont les modalités de paiement ?

Pour réserver votre prestation avec UAA Events nous demandons un acompte de 30% du montant total. Le reste de la somme peut être réglé en plusieurs fois cependant la totalité du montant doit être soldée au minimum 2 semaines avant la date de l’événement.

Quelles sont les conditions de réservation et d’annulation ?

En cas d’annulation par le Client, les sommes suivantes seront dues :

  • 50% du montant total pour une annulation jusqu’à 6 mois avant le mariage
  • 75% du montant total pour une annulation entre 3 mois et 3 semaines avant le mariage
  • 90% du montant total pour une annulation entre 3 semaines et le jour prévu du mariage

Quelle est votre façon de travailler le jour J ?

Nous voyons chaque événement comme un ballet, où les prestataires sont les musiciens et le client, le compositeur. Nous veillons au respect de la partition, coordonnons l’orchestre et rendons une mélodie harmonieuse et sans fausse note.

Proposez-vous des tarifs préférentiels avec des prestataires ?

Nous avons un réseau de prestataires élargi et qualifié avec lesquels nous avons des partenariats et des tarifs préférentiels.

Les prestataires sont-ils imposés ?

Les prestataires avec qui nous travaillons ne sont pas imposés ils sont cependant fortement recommandés. Ce sont des prestataires avec lesquels nous avons l’habitude de travailler, qui font preuve de souplesse lorsque cela est nécessaire et avec lesquels nous avons des tarifs négociés. Il est donc tout à fait possible de faire appel à des prestataires de votre côté, nous les contacterons ensuite directement.

Quelle solution proposez-vous en cas d’indisponibilité de dernière minute ?

Ayant une équipe composée de plusieurs personnes, sachez que cela ne nous est encore jamais arrivé. Nous sommes conscients de l’importance de chaque événement pour nos clients et mettons tout en œuvre pour honorer notre engagement jusqu’au bout.

Avez-vous une politique de confidentialité ?

Chez UAA Events, nous sommes soucieux de la qualité de notre travail et ce, dans la durée. Les informations communiquées par les clients ou échangées avec eux sont totalement confidentielles. Il nous arrive cependant, de diffuser des photos, vidéos et/ou témoignages sur nos différents réseaux sociaux, sous réserve d’acceptation expresse du client ou encore de mentionner des anecdotes à de futurs clients tout en ne divulguant aucune information personnelle.

Pourquoi faire appel à un Event Planner ?

Un Event Planner est un professionnel qui a une connaissance du marché, des prestataires, des coûts et des us et coutumes de son domaine. Il permet un gain de temps considérable, une maîtrise du budget et une expérience sans stress. C’est donc un soulagement permanent que d’avoir une personne de confiance sur qui compter.

Pourquoi choisir Usque Ad Astra Events ?

Nous sommes des professionnels passionnés par notre métier et nous nous portons garants de la réussite de votre événement. Notre force réside dans la diversité de notre équipe. Nous avons des compétences, des cultures et des personnalités différentes et complémentaires qui vous garantissent écoute, compréhension, et entière satisfaction.

Nous ne sommes pas très disponibles, comment suivons-nous l’avancée de notre événement ?

Dans la même mesure que les événements que l’on organise à l’étranger, nous avons l’habitude de nous adapter aux contraintes de nos clients. En fonction de vos disponibilités nous mettrons en place des rendez-vous physiques et/ou téléphoniques ainsi que des suivis par mails qui permettront de vous tenir informés en temps réel.

Est-ce que vous nous accompagnez pour la visite de chaque prestataires dans le cadre de l’organisation de notre mariage ?

Cela dépend principalement de la formule que vous choisissez. Cette prestation n’est pas incluse dans les deux premières formules mariage que nous proposons, cependant si vous choisissez la formule « Constellation » qui correspond à l’organisation de A à Z,  nous serons présents pour la visite des prestataires majeurs (traiteur, lieu de réception…) et pour les autres, ce sera au cas par cas.

Comment se déroule la première rencontre ?

Après un échange téléphonique où vous nous exposez votre projet, nous organisons une rencontre physique (ou en vidéoconférence) où nous voyons ensemble le projet en détail, les différents besoins et les contraintes qu’il pose. Il vous permet aussi de nous poser toutes les questions que vous souhaitez. A la suite de cette entrevue, nous vous envoyons un devis détaillé.